Membuat Kantor Virtual Sesungguhnya
“Membuat kantor virtual bisa dikatakan sederhana. Namun demikian tidak dapat dibuat dengan asal jadi saja. Perlu dipikirkan beberapa hal mendasar sehingga lingkungan kantor virtual yang anda buat benar-benar membuat anda dapat bekerja dengan optimal”
– catatan editor –
Artikel asli dalam Bahasa Inggris oleh: Troy Hunt
Ditranslasikan ke dalam Bahasa Indonesia oleh: Peraitha
Dicek dan ditinjau ulang oleh: Reopan editor
Saya merasa cukup beruntung untuk dapat bekerja dalam pekerjaan yang memungkinkan saya untuk menghabiskan banyak waktu berbicara dengan orang-orang di berbagai tempat di seluruh dunia. Dengan berbagai variasi komunikasi ini, ternyata pekerjaan ini memberikan malapetaka pada jam kerja yang saya gunakan. Tidaklah begitu buruk untuk berbicara dengan orang Amerika (saya pekerja pagi), tapi berbicara dengan seseorang dari sebuah negara antara Sydney dan New York, anda akan memiliki percakapan yang kurang nyaman setidaknya untuk satu pihak ataupun keduanya.
Semua ini membuat saya menghabiskan lebih banyak waktu menerima telepon dari rumah karena jam kerja saya yang cukup aneh. Tapi itu juga memungkinkan saya untuk bekerja di lingkungan yang jauh dari gangguan, tidak seperti di perkantoran pada umumnya. Di atas panggilan kerja biasa dan di luar jam kerja, saya menemukan diri saya menghabiskan banyak waktu untuk meneliti dan bermain dengan teknologi terbaru. Mengingat hal itu, saya memutuskan untuk membangun sebuah konsep Kantor Virtual. Banyak waktu dan penelitian yang saya habiskan, dimana akhirnya semua hasil rancangan menjadi benar-benar tepat. Jadi karena itu, saya berpikir untuk membagi informasi ini dengan harapan bisa bermanfaat bagi orang lain.
Lingkungan
Saya sangat beruntung dapat tinggal di rumah yang memiliki banyak ruangan. Saya memiliki sebuah loteng yang jauh dari jalan utama dalam rumah dan menuju bagian lain dari rumah. Jadi ketika pintu di tutup, anda akan benar-benar terisolasi dari apapun yang terjadi di luar. Memiliki banyak ruang bukanlah hal yang esensial dalam membuat ruangan kerja anda, tapi hal itu akan memberikan lebih banyak pilihan ketika anda berencana mendekorasinya.
Penelitian Sebelum Membuat Kantor Virtual
Pertama-tama, ada banyak banyak pendapat di luar sana tentang apa yang bagus untuk kantor anda, dan tidak mengejutkan bahwa tidak semua orang setuju terhadap satu sama lain. Saya sendiri telah melihat beberapa trend yang akhirnya menjadi dasar dari bagaimana membuat kantor virtual milik saya. Beberapa sumber yang saya temukan sangat bagus yaitu Gudang menjadi Kantor, milik Scott Hanselman (Shed Turned Home Office, Scott Hanselman’s Home Office) dan ini adalah contoh yang benar-benar keren.
Kursi
Ini mungkin terlihat kurang logis, mengapa kita memilih kursi terlebih dahulu? Tapi kursi sudah menjadi bagian yang sangat penting untuk membangun sebuah kantor. Kenyataan bahwa anda menghabiskan banyak waktu duduk diatas-nya adalah fakta bahwa kursipun ikut menentukan kesehatan anda (terutama sekali saat berhubungan dengan RSI), kenyamanan anda, dan sebagai konsekuensinya yaitu produktivitas. Di lain hal, kursi memiliki kemungkinan masa hidup paling lama di banding barang-barang yang anda letakan di ruangan. Saya sudah mencoba sebelumnya, sebuah item murah dari Ikea yang tidak akan mudah rusak (milik saya sebelumnya bertahan beberapa tahun sebelum mulai rusak) tapi juga memberi sedikit ke-kurang nyamanan. Jadi ketika kita memilih kursi, pertanyakanlah kualitasnya.
Disinilah gagasan dari Herman Miller Aeron masuk, yang mengatakan semakin bernilai seni sebuah kursi, semakin bernilai juga ia harusnya berfungsi sebagai sebuah furniture, terlebih kursi merupakan simbol dari ke-eksklusifan penggunanya. Cukup menarik, saya melihat banyak dari mereka di acara TV, baik digunakan oleh pembaca berita ataupun resepsionis di kantor. Kursi merupakan furniture yang sangat keras dengan banyak komponen seperti lengan keras pada dasar kursi. Lengan rebahan dibuat dengan penyangga dari bahan kuat dan di atasnya ditambahkan bagian empuk sehingga nyaman saat digunakan.
Kelemahannya adalah mereka tidak murah dan anda harus siap membayar untuk itu. Mengingat waktu yang akan saya habiskan di dalamnya dan masa pakai yang saya harapkan dari kursi tersebut, saya memtuskan untuk mengambil resiko dan membelinya. Anda bisa saja mendapatkan mereka dalam berbagai ukuran yang berbeda dan ukuran medium terasa sangat cocok bagi saya, tetapi akhirnya saya membeli kursi yang lebih besar. Rasanya saya benar-benar bisa menengelamkan tubuh saya kedalamnya, dan itu sangat nyaman karena saya bisa menyilangkan kaki saya. Bagian yang menyenangkan tentang kursi ini, tidak peduli bagimanapun cara saya belajar atau bagaimana posisi tubuh saya, kursi ini selalu memberikan kenyamanan. Saya bisa duduk dengan senang seharian tanpa merasa sakit atau sempit, yang tidak bisa saya rasakan di kursi-kursi sebelumnya.
Dipan – Kursi Panjang
Ok, dipan bukan merupakan perabotan wajib kantor tapi itu sudah menjadi jauh sangat berguna dari yang apa saya harapkan. Dipan memberikan kita kesempatan untuk mengubah gaya bekerja tanpa benar-benar meninggalkan semua fasilitas kantor atau menjadi terganggu oleh faktor-faktor luar. Saya senang bisa menggunakan laptop, bekerja dengan backlog email, atau sibuk mengetik dokumen sementara kaki saya bisa lurus terlentang di atasnya
Monitor
Ada sebuah hukum tentang ibu jari yang bekerja di sini, yaitu semakin besar semakin bagus! Baru-baru ini monitor LCD berlayar lebar telah menjadi sangat murah. Saya menemukan LCD berlayar 24” yang cukup murah, sehingga saya membeli dua. Tapi perlu anda ketahui, selain ukuran dan harga, hal utama yang penting adalah penyesuaian ketinggian pada monitor. Saya tidak ingin berakhir menaikkan tinggi kursi saya agar setara dengan monitor, saya hanya perlu itu bekerja out of box.
Resolusi dari monitor juga meruakan hal penting lainnya, monitor anda perlu memiliki resolusi 1920×1200. Resolusi ini benar-benar penting, saya yakin, pada monitor 24” anda tidak akan ingin melihat pixel dalam jumlah besar yang mana membawa anda berakhir pada resolusi tradisional. Kita perspektifkan saja, kita sedang berbicara tentang 2.3 juta piksel yang dikalikan dengan dua monitor. Hal ini setara dengan memiliki enam monitor 1024×760 tradisional.
Samsung mendapat peringkat dan rating yang baik untuk monitor dengan height adjustable (penyesuai ketinggian), kecepatan respon monitor, kecerahan (brightness), dan kontras (contrast) sehingga saya akhirnya memutuskan membeli dua monitor Samsung tipe 244BW. Monitor ini memiliki hub USB yang sebanarrnya tidak sering saya gunakan, tapi cukup berguna memilikinya. Keseluruhan layar juga bisa diputar 90 derajat, saya yakin ini akan sangat berguna meskipun saya tidak memiliki keperluan untuk menggunakannya seperti itu. Seperti kebanyakan LCD pada umumnya, monitor ini menyediakan kotak input untuk VGA dan format HDMI digital, dan pada kotak tersebut juga terdapat converter dari VGA ke HMDI, sehingga terdapat banyak pilihan koneksi.
Hal berikutnya adalah memastikan kedua monitor dapat digunakan bersamaan. Ada banyak penelitian dan artikel diluar sana tentang produktivitas monitor ganda dan itu telah menjadi cukup keterlaluan untuk software professional yang hanya bekerja pada satu monitor. Triknya adalah memastikan bahwa perangkat keras PC bisa bekerja maksimal untuk dua monitor. PC dirumah saya letakan lurus ke depan, sementara saya memiliki sebuah video card dengan dua koneksi HDMI, jadi itu hanya masalah inputan dan membiarkan sistem operasi Windows menjadwalkan semua pekerjaan. Di kantor saya menggunakan docking station yang memiliki VGA dan HDMI, sehingga saya hanya perlu mencolokan kedua monitor saat bekerja di rumah.
Untungnya Matrox memiliki solusi yang disebut DualHead2Go dengan sebuah VGA, input USB, dan dua ouput HDMI. Alat ini dapat mengeluarkan dua video stream dengan resolusi mencapai 1920×1200, dengan memanipulasi host mesin sehingga mengeluarkan sebuah video beresolusi besar (tergantung pada graphic card dan versi driver) kemudian membaginya menjadi dua sebelum mengirim sinyal ke monitor. Koneksi USB kemudian mengunakan seperangkat software untuk memberikan mesin informasi seberapa besar ukuran setiap gambar sehigga anda dapat melakukan hal-hal seperti memaksimalkan layar windows anda. Akhirnya, perangkat ini benar-benar dapat menghasilkan dua output beresolusi 1920×1200, ditambah anda masih bisa menggunakan laptop anda secara efektif. Sederhananya anda memiliki tiga layar dengan total resolusi 5760×1200 piksel.
Meja Kerja
Sebenarnya tidak terdapat banyak teknologi ketika menghubungkannya dengan meja. Si Sukses JeffBezos menggunakan sebuah pintu sebagai mejanya, hal tersebut cukup membuktikan bahwa hasil yang memuaskan bisa dicapai tanpa teknologi yang canggih. Bagi saya, kriteria utama adalah memiliki ruang yang lebih tanpa perlu merasa kacau. Saya perlu meletakkan dua buah monitor, laptop, handphone, printer multi fungsi, dan memiliki tempat yang bisa gunakan untuk meletakan keyboard dan mouse dan tentunya masih membuat saya merasa punya cukup ruang untuk bekerja. Agar tampak sedikit terang dan fresh saya meletakan beberapa item berwarna putih. Alhasil, itu bekerja sangat baik. Saya bisa meletakan laptop dan menggunakan monitor secara bersamaan.
Komputer yang Tidak Berisik
Saya tidak menyadari seberapa banyak masalah yang ditimbulkan oleh suara kipas angin sampai saya mulai menata ulang kantor dan memindahkan PC rumah saya ke lokasi yang tepat berada di atas tempat tidur saya. Getaran frekuensi rendah yang kipas angin keluarkan cenderung beresonansi melalui lantai, dan membuatnya sedikit terdengar saat sedang asik berbaring di tempat tidur. Jadi sesuatu harus dilakukan dengan hal tersebut. Dalam upaya untuk menghapus suara bising tersebut, saya perlu mengganti dua fan 80mm dan seluruh pasokan listrk. Setelah beberapa percobaan, yang akhirnya membuat saya merasa berakhir dalam lingkaran setan penggantian komponen PC, saya akhirnya memutuska membeli sebuah motherboard baru (tanpa fan), CPU( dengan fan peredam panas raksasa), grafiphic card (tanpa fan) dan RAM. Sederhananya saya mengganti semuanya kecuali kotak casing dan driver.
Apa yang saya pelajari dalam membuat silent PC terbilang cukup menarik. Ada sebuah situs yang disebut Silent PC Review yang didedikasikan untuk seni menghilangkan suara bising PC. Inti dari membuat Silent PC yaitu menggunakan fan yang lebih besar, namun lebih tipis namun denggan kualitas menahan yang lebuh kuat, dilengkapi peredam antar perangkat bergerak dan bantalan pada kotak PC. Jadi ketika saya memesan fan saya juga memesan lembar silica yang pada dasarnya dibentuk dari silicon, yang kemudian saya letakan di antara fan dan kotak CPU, dan seperti dugaan saya itu bekerja sebagai peredam suara. Saya juga membeli kipas Noctua yang memiliki pin karet yang bukan terbuat dari plastic biasa sehingga suara bising atau getaran bisa benar-benar diminimalisir
Speakerphone
Satu hal yang banyak saya kerjakan yaitu berbicara melalui telepon. Meskipun tidak berarti banyak dalam arti social, saya sering terlibat dalam sebuah teleconference dan tak jarang menghabiskan waktu satu jam bahkan lebih. Oleh karena itu, saya merasa telepon gengam kurang cocok dengan gaya saya bekerja, terlebih saat saya menerima telepon dan saya ingin tangan bebas melakukan hal lain. Jika kondisi anda sama dengan saya maka anda benar-benar membutuhkan tombol mute terlebih untuk menjaga sopan santu anda kepada peserta teleconfere lainnya sehingga ketika anda tidak sedang berbicara, anda bisa mengetik, menjawab ponsel anda, dan tak perlu membuat perserta teleconference lainnnya merasa tidak nyaman dengan suara gaduh di ruangan anda atau apapun itu.
Saya telah melihat banyak jenis speakerphone tetapi pilihan saya akhirnya jatuh pada Polycom Soundstaton. Anda mungkin telah menggunakan perangkat ini di ruang meeting anda sebelumnya, dan mungkin hampir semua konferensi suara membutuhkan ini sebagai standar de facto atau absolut. Sayangnya, speakerphone jenis ini tidaklah murah ketika mereka baru, namun ada beberapa speakerphone jenis ini yang cukup murah di eBay dan akhirnya saya beli satu.
Perangkat Komunikasi VOIP
Jika anda tidak menggunakan perangkat VOIP (Telepon yang menggunakan media internet untuk berkomunikasi) dengan cara tertentu maka kemungkinan anda akan membayar biaya yang terlalu banyak untuk panggilan telepon. Sebanyak saya menyukai ide tentang VIOP, sebanyak itu pula saya tidak menyukai ide untuk terikat dengan komputer atau ide memiliki satu telepon lain (setidaknya saya masih ingin menerima telepon memalui PSTN) untuk berbicara berbasis IP address. Untungnya ada beberapa “dual phone” di luar sana yang pada dasarnya menghubungkan saluran telepon analog anda dan PC anda (yang menggunakan jaringan client) atau langsung ke router nirkable anda. Saya akhirnya mendapat beberapa Dual Phone tanpa kabel.
Keergonomisan
Kebanyakan orang (termasuk saya sendiri) mulai berpikir tentang ke-ergonomisan setelah mereka mulai menderita karena bekerja terlalu lama di lingkungan yang terbilang kurang nyaman. Saya berakhir mendapatkan fisioterapi setelah merasa kesemutan pada jari-jari saya yang kemudian menjalar sampai ke lengan saya. Setelah menjalani beberapa latihan otot dan peregangan, saya akhirnya memutuskan untuk mengubah cara kerja saya yaitu dengan mendapatkan sebuah keyboard dan mouse yang layak untuk digunakan di kantor dan di rumah. Hal ini cukup menarik bagi saya, perangkat yang relatif murah tetapi mampu membuat perbedaan yang besar dengan cara kerja saya. Jika anda bekerja seperti saya dan secara teratur duduk seharian (kadang sampai malam) di depan komputer, maka sebaiknya anda mempertimbangkan membeli sebuah keyboard dan mouse seperti produk Microsoft Ergonomic Desktop 7000.
Perangkat Audio
Lebih dari sekedar membuat bunyi bip dan peringatan, saya sering menggunakan konfigurasi audio saya untuk menonton konten video dan mendengarkan music secara terarur. Mungkin ini bukanlah kesenangan setiap orang di lingkungan perkantoran, tapi saya menyukai sesuatu yang “fit” dengan mood saya. Saya memiliki Logitech Z-5500 yang mmerupakan high-end PC setup. Satu hal yang saya sangat suka tentang itu bahwa ia memiliki optik yang dapat saya pasang ke laptop atau iPhone sesuka saya tanpa menganggu setup PC saya. Anda kemudian dapat memilih dengan bebas sumber input serta mengontrol volume dari meja yang dipasang unit kontrol.
Printer Multi-fungsi
Ada banyak perangkat di luar sana yang murah dan berukuran ringan. Tapi saya lebih memilih CCanon PIXMA MX700 yang saya dapatkan dengan beberapa ratus dolar. Canon PIXMA MX700 ini bisa anda gunakan sebagai scanner berwarna, mesin fotokopi (baik dengan pengumpan otomatis sehingga anda dapat melakukannya dalam jumlah besar), fax, dan print berwarna. Kelebihan lainnya yaitu fitur koneksi jaringan yang sudah ada, sehingga tidak perlu dikoneksikan lagi ke PC. Canon PIXMA MX700 memiliki tempatnya sendiri, dan selalu independen terhadap perangkat lainnya.
Satu-satunya keluhan saya yaitu untuk beberapa alasan saya tidak bisa mengatur fax agar memungkinkan berdering lebih lama dari lima kali, yang akhirnya membuat saya sering berlarian ketika telepon berdering (shared phone/ fax line ). Kadang saya berpikir untuk memanggil dukungan teknis atau mencabut saluran telepon, siapa yang mengirim fax jam segini sih? Siall!
Manajemen Kabel
Ini mungkin terdengar sedikit rewel tapi saya benci melihat kabel bertebaran di semua tempat. Perhitungan saya, setidaknya saya memiliki 18 perangkat terpisah yang semuanya dicolokan ke listrik dan sangat memungkinkan jumlah kabel yang saya butuhkan akan bertambah. Cara termudah untuk mengorganisir semuanya yaitu membeli beberapa perangkat kabel pengikat dari Ikea yang memungkinkan anda untuk meletakan kabel di bawah meja anda. Desain alat ini sangatlah rapi menggunakan banyak kawat kecil yang berbentuk seperti “jari” yang melengkung sehingga dengan mudah anda dapat menyatukan arah kabel atau memisahkannya. Sekali anda mengaturnya, maka anda tidak perlu lagi melihat kabel berserakan dimana-mana, kecuali di bawah meja anda.
Hasil Akhir
Pada akhirnya proses ini membutuhkan waktu yang lebih lama dan biaya yang lebih dari yang saya harapkan, tetapi saya sangat senang dengan hasilnya. Sekarang saya memiliki kantor virtual yang membuat saya merasa nyaman meski harus duduk selama berjam-jam. Hal-hal yang sangat saya butuhkan-pun tepat berada di ujung jari saya. Masalah terbesar saya sekarang adalah menyadarkan diri untuk keluar dan menikmati cuaca cerah di Sydney!
